Über digitale Transformation, Kultur & die Menschen dazwischen – wenn alles „auf dem Spiel steht“

Alle sprechen über Digitalisierung, doch die wenigsten verstehen, was sie wirklich auslöst. Volker Köhninger, Gründer und Geschäftsführer der Köhninger GmbH, als auch langjähriger Unternehmensberater, zeigt in diesem Interview, warum digitale Transformation mehr ist als nur die reine Technik dahinter. Es handelt sich um einen tiefgreifenden Umbruch – um Kultur, Reflexion, Ängste und darum, ob Organisationen bereit sind, sich wirklich zu verändern. Wer rein in digitalen Trends denkt, hat schon verloren.

Maya Muschiol: Wenn man sich heutzutage mit dem Thema „Transformation“ beschäftigt, fällt in den meisten Fällen auch der Begriff „digitale Transformation“. Was genau heißt das für dich?

Volker Köhninger: Ich glaube, dass das Thema „digitale Transformation“ so eine Art Zeitenwende darstellt. In meinen Augen ist das nicht eine von vielen Transformationen oder irgendeine neue Welle, sondern ein grundlegender, signifikanter Step Change.

Maya: Wo genau siehst du hierbei den Unterschied?

Volker: Bei bisherigen, auch gravierenden, Transformationen wurden meist einzelne Themen betrachtet. Aber eine digitale Transformation ist kein kosmetischer, linearer Change, sondern die ganze Organisation, die DNA, die gesamte Basis eines Unternehmens wird in Frage gestellt. Das bedeutet, alles steht auf dem Spiel.

Maya: Was machen Unternehmen aus deiner Sicht oft falsch, wenn es um eine digitale Transformation geht?

Volker: Ich würde behaupten, dass es oft der Regelfall ist zu glauben: „Ja, da müssen wir jetzt auf der IT-Seite am ein oder anderen Hebel drehen; was Neues einkaufen; da müssen wir jetzt halt alle etwas digitaler arbeiten oder jetzt lösen wir PowerPoint und Excel ab und dann sind wir in der nächsten IT-Schleife.“ Das glaube ich eben gerade nicht.

Maya: Und was steckt für dich wirklich dahinter?

Volker: Dieser Wandel umfasst alles. Er umfasst die Strukturen, die Prozesse, die Menschen, die Zusammenarbeit, die Art und Weise, wie Wertschöpfung generiert wird, alles. Und das ist natürlich für die meisten Menschen erstmal ein Verstehensprozess – also was sich dahinter wirklich alles abspielt. Das würde ich niemandem vorwerfen, dass man dann noch in irgendwelchen Illusionen steckt und die Tragweite erst im Laufe der Zeit versteht.

Maya: Gab es da für dich ein paar prägnante „Aha-Momente“, wodurch du erst gemerkt hast, wie allumfassend das Thema ist?

Volker: Also, da muss ich jetzt gestehen, dass ich da jetzt nicht irgendein größeres „Aha-Erlebnis“ gebraucht habe, um mir der Größenordnung relativ schnell klar zu werden. Allerdings die Brisanz, die Bedeutung dahinter, ist mir vielleicht an zwei Punkten klar geworden.

Maya: Welche waren das?

Volker: Das war zum einen ein Projekt bei einem Telefonanbieter, wo ich mitbekommen hatte, wie durch KI auf einmal in einer Größenordnung von 40 bis 50 Prozent Einsparung in den Logistikkosten gesprochen wurde. 20 Jahre lange versucht man im Prozentbereich irgendwas zu optimieren und dann kann man allein durch KI solche Schritte gehen – da dachte ich wirklich: Wow, das ist jetzt eine andere Welt.

Und das andere war ein Maschinenbau-Unternehmen, wo es um die Sortierung von Software ging. Da hatten sich im Laufe der Jahre hunderte von Anwendungen angesammelt, die alle nicht miteinander zusammengepasst haben und der IT-Leiter irgendwann meinte: „Sortieren wir das jetzt alles händisch oder können wir einen KI-Agenten drüber laufen lassen?“ Und dann sortiert die KI da im Hintergrund welche Software gebraucht wird, um auf schnellsten Wegen dann genau zu einem Ergebnis zu kommen. Das war wirklich eine Größenordnung, wo man davon ausgehen hätte können, dass es für einen Menschen mehrere Jahre gebraucht hätte, das zu tun. Das war wirklich ein Aha-Moment. Da hat eine digitale Lösung Probleme gelöst, für die Menschen nahezu nicht in der Lage sind, Probleme, die von Menschen produziert wurden.

Maya: Wenn wir das mal alles mit der Vergangenheit vergleichen, war „früher“ vielleicht wirklich alles besser? War es eventuell einfacher vor den ganzen großen digitalen Umbrüchen?

Volker: Nein, der These würde ich nicht anhängen. Jede Alterskohorte und jede Zeit hatten ihre eigenen Herausforderungen. Ich würde sogar die These wagen, dass es in manchen Dingen sogar schwieriger war. Damals standen viele Informationen gar nicht zur Verfügung und die Herausforderungen waren dann: Wo kriege ich diese her? Wie kriegen wir Geschwindigkeit rein, wenn alles händisch läuft?

Maya: Und heute?

Volker: Heute hast du viel, viel mehr Informationen und das innerhalb von Sekunden. Die Herausforderung ist nicht mehr, an Informationen zu kommen, sondern: Was mache ich jetzt mit diesen? Welche sind die richtigen? Wie ziehe ich die richtigen Schlüsse?

Maya: Und was macht das mit Unternehmen? Ist der Druck heutzutage dadurch doch größer geworden?

Volker: Es ist alles deutlich komplexer und transparenter geworden, aber es gibt jetzt keinen signifikanten Unterschied zu früher. Die Leute von vor 40, 50 Jahren haben genauso gekämpft, haben genauso gestritten und waren genauso ambitioniert. Aber halt mit ganz anderen Mitteln, mit ganz anderen Ressourcen. Ich denke, durch diese Komplexität heutzutage, ist eher der psychische Druck gestiegen, aber jede Unternehmensgeneration hat ihre ureigenen Herausforderungen.

Maya: Bleiben wir hier mal bei dem Thema „psychischer Druck“. Sobald man über digitale Transformation spricht, geht es oft irgendwann auch um Ängste und Gedanken wie: Werde ich ersetzt? Ist mein Job sicher? Hast du sowas selbst schon mitbekommen?

Volker: Ja, klar. Als systemischer Berater gehe ich erstmal davon aus, dass mit jeder Transformation per Definition auch Widerstand, Ängste und Befürchtungen entstehen.

Maya: Und wie gehst du damit um?

Volker: Offen gesprochen, freue ich mich fast darüber. Also „freuen“ in Anführungszeichen. Als Systemiker ist jede mentale oder emotionale Regung genau das Material, was wir brauchen, um arbeiten zu können. Von daher ist es für mich keine Überraschung. Jede Transformation bringt diese ganze Palette von Emotionen mit, da bringt in meinen Augen auch eine digitale Transformation keine besonderen neuen Herausforderungen mit. Eine Unsicherheit, die nur oft dazu kommt, ist: Verstehe ich überhaupt, was da gerade passiert?

Maya: Viele fragen sich ja auch: Wird mein Job vielleicht durch KI ersetzt?

Volker: Ja, also dieses Beispiel, was ich zuvor erzählt hatte, mit dem Telefonanbieter. Dort konnten sie 40-50% der Logistikkosten einsparen, da kann ich davon ausgehen, dass da dann wahrscheinlich auch 20-25 % des Personals eingespart wird. Also faktisch, ja.

Maya: Sprich, dann sind diese Ängste nicht nur aus der Luft gegriffen, sondern sind etwas, was wirklich passieren könnte?

Volker: Nicht passieren könnte, sondern passiert. Es passiert natürlich. Das ist logisch. Da brauchst du auch keine KI für, das betrifft jede Art von Effizienzsteigerung. Die viel spannendere Frage ist: Wie kann eine Organisation diesen Sprung dafür nutzen, höherwertige Jobs zu generieren? Nicht Stellen streichen, sondern neue berufliche Profile generieren.

Maya: Also weiterqualifizieren, statt abbauen?

Volker: Ja, und eben neue Profile zu generieren. Da sind wir ja schon beim Thema Kulturwandel. Wir sagen nicht, wir streichen zehn Stellen und dann sind die halt weg. Sondern auch im Hinblick auf den Fachkräftemangel, den wir in Deutschland haben, wäre es ja der helle Wahnsinn, dann die Leute einfach heimzuschicken. Du hast zehn Leute, die sich mit dem Unternehmen identifizieren, die schon lange da sind, die Lust haben dafür zu arbeiten und die auch lange bleiben wollen.

Deshalb sehe ich da grundsätzlich keine Welle in Richtung Arbeitslosigkeit. Ich sehe eher einen kulturellen Wandel, wodurch alle Leute die Chance haben, jetzt Mal so, innerhalb von wenigen Jahren, ein deutlich höheres Jobprofil und deutlich höhere Kompetenz zu erreichen. Aber das braucht natürlich auch die innere Haltung und ein Interesse dazu.

Maya: Ich würde jetzt gern nochmal auf das Thema Führung schauen. Alles wird digitaler, schneller, effizienter – aber auch unpersönlicher. Früher war der direkte Kontakt viel präsenter. Heute gibt’s Teams, Chats, Kanäle. Hat sich dadurch auch das Führungsbild verändert?

Volker: Ja, wobei ich das schon differenziert sehen würde. Es gibt Organisationen, die in der digitalen Welt schon längst angekommen sind. Da ist nur noch die Frage: Müssen wir uns überhaupt noch sehen? Ich glaube aber, dass es im Moment eher die Minderheit ist. Ich würde behaupten, dass 70–80 % der Organisationen jetzt langsam erst realisieren, dass Führung in einer digitalen Umgebung deutlich höhere Ansprüche oder Anforderungen setzt. Und ich glaube, momentan ist noch eine Führungsgeneration am Start, die ihre Leute lieber in Präsenz um sich herumhat.

Maya: Und was verändert sich dadurch konkret?

Volker: Die Art der Arbeit, die Arbeitsweise von Führung wird komplexer. Es reicht nicht, Chatrooms zu nutzen. Es geht um neue Entscheidungswege, andere Formen von Zusammenarbeit, wie Transparenz generiert wird. Ich würde vermuten, dass viele Führungskräfte da schon dabei sind, sehe aber noch keinen gravierenden Wandel im Führungsverhalten. Deshalb halte ich Führungskräfte für die wahrscheinlich größte Zielgruppe in diesem Wandel. Denn es bedeutet eben nicht nur für sich selbst eine Veränderung. Also wie organisiere ich mich und meinen Job neu? Sondern es stellt sich auch die Frage: wie aktiviere ich die Leute innerhalb dieser Veränderungen, auch wenn ich das selbst vielleicht gar nicht so gut finde.

Maya: Vielleicht schauen wir hier nochmal auf deine eigene Praxis. Du hattest ja schon Einblicke in Kundenprojekte gegeben. Hast du selbst auch schon eine digitale Transformation direkt begleitet?

Volker: Ja, ich bin aktuell in zwei Mandaten. Bei dem zuvor erwähnten Maschinenbauer habe ich selbst miterlebt, wie mit dem Vorstand, der IT-Leitung, dem IT-Team und den Business-Unit-Leitungen eine Bestandsaufnahme gemacht wurde: Wo stehen wir beim Thema KI? Was gibt es schon? Was läuft im Konzern dazu? Und dann wurde ein Zielbild entwickelt. Und das nicht nur mit der Frage: Wie digital sind wir? Oder wie digital wollen wir werden? Sondern: Wo wollen wir als Unternehmen eigentlich hin? Und wie kann uns Digitalisierung dabei helfen?

Maya: Also die digitale Transformation nicht nur als Selbstzweck sehen, sondern in ein größeres Zielbild eingebettet?

Volker: Genau. Digitalisierung ist immer ein wofür und ein hin-zu. Also wie erreichen wir unsere Ziele, mithilfe von digitaler Transformation? Manchmal habe ich den Eindruck, dass manche so geblendet sind, und nur sagen, wir müssen jetzt irgendwie KI nutzen, weil das gerade jeder macht. Aber die eigentlich wichtigen Fragen stehen nicht im Raum. Also Fragen wie: Wo wollen wir in so und so vielen Jahren sein? Was ist unser Zielbild? Was brauchen wir, um diese Ziele zu erreichen? Und KI ist dann ein Mittel, dieses Ziel zu erreichen. Und nicht ein Thema an sich.

Maya: Hast du sonst noch eine Erkenntnis aus dem Prozess mitgenommen?

Volker: Meiner Meinung nach ist die Frage der Kultur die viel wichtigere Frage als die, welche technologischen Mittel wir finden können und wie fit wir an dieser Ecke sind. Es ist zum Beispiel schon ein Kulturwandel in sich, wenn sich 12 Menschen, wie in dem Kundenbeispiel zusammensetzen und gemeinsam ein Zielbild erarbeiten und ein gemeinsames Verständnis bezüglich digitaler Transformation bilden. Dann kann man mit dieser Storyline auch in die Teams reingehen.

Maya: Wenn wir genau auf diese Teams, auf die Mitarbeitenden schauen – was ist dabei wichtig? Welche Schritte gibt es zu beachten?

Volker: Auf der einen Seite hast du da die klassischen Basics einer, ich nenne es mal, alltäglichen Transformation. Da geht es dann um Dinge wie Beteiligung, Kommunikation, eine klare Storyline, wie nimmst du die Menschen mit. Auf der anderen Seite gibt es halt dann auch das Thema „Was löst digitale Transformation spezifisch aus?“ Da stellt sich die Frage, wie können wir diese Menschen möglichst erlebnisorientiert, also physisch und psychisch, in diese digitalen Welten hineintragen? Du kannst nicht einfach sagen: „Ab morgen gibt’s dieses neue System.“ Die Menschen müssen abgeholt werden – emotional, gedanklich und visuell. Und ich glaube, dass das einen deutlich höheren Aufwand braucht. Denn du hast hier die ganze Bandbreite von Leuten, die einen die sich freuen und die, die sagen ja, wo ist hier der An- und Ausschalter. Jede digitale Transformation löst nach meiner Erfahrung nach, eine Menge Prozesse aus. Man muss anders denken. Man muss anders dokumentieren. Man muss anders ablegen. Man muss andere Gespräche führen. Und wahrscheinlich verändert sich auch das Jobprofil. Wenn du etwas 20 Jahre lang gemacht hast, dann ist es nicht so: „Ja, komm jetzt, ist doch geil, mach das doch mal, ist doch witzig.“ Aber das ist nicht witzig. Man muss seine Arbeitsgewohnheiten verändern. Und das wollen die meisten Leute gar nicht. Und deshalb braucht es da jetzt nicht nur Kommunikation, nicht nur Beteiligung, nicht nur das Mitnehmen, sondern es braucht viel mehr auch die Auswirkungen. Man könnte auch sagen, es braucht eine andere Art von Didaktik. Also eine Didaktik, um die Menschen in diese digitalen Welten Stück für Stück mit hineinzunehmen und sie nicht nur damit zu konfrontieren. Dieses „Schau doch mal, ist doch geil was wir hier machen!“ wird für mich unterschätzt und bringt uns keinen Meter weiter.

Maya: Ich finde, wenn du über digitale Transformation sprichst, strahlst du eine enorme Klarheit aus. Gibt es trotzdem Punkte, wo du selbst Bedenken hast oder Entwicklungen kritisch siehst?

Volker: Ja, schon. Die technologische Entwicklung, gerade im Bereich IT und KI, geht deutlich schneller voran als das, was die Menschen begreifen können. Also wir kommen immer mehr in eine Spannungsdynamik hinein. Nehmen wir dieses Beispiel der KI-Agenten, das muss man ja intelligent erst mal begreifen. Das heißt, die Entwicklung geht viel schneller voran, als die Menschen in ihrer Art zu arbeiten und sich zu steuern hinterherkommen. Du selbst arbeitest da noch mit Excel und gleichzeitig sind auf der anderen Seite KI-Agenten am Gange. Da denkst du nur noch, wie passt das alles zusammen? Das heißt diese digitale Geschwindigkeit initiiert einfach Tag für Tag, Woche für Woche immer mehr Herausforderungen und Überforderungen. Das ist der Normalfall und darauf stelle ich mich ein.

Maya: Was heißt das genau für den Alltag in Unternehmen?

Volker: Da prallen Welten aufeinander. Da gibt es Abteilungen, die reden über KI-Agenten und 50 Meter weiter sitzen Leute an einer Maschine oder in einem Produktionswerk und sagen „Also, äh, wir können jetzt hier keine Informationen mehr generieren, weil das Internet bei uns dauernd abstürzt.“

Maya: Und wie geht man damit um? Was heißt das für uns als Berater:innen?

Volker: Für uns ist es eine große Chance. Wir können viel lernen und einen echten Beitrag leisten. Aber wir müssen diese Spannungsverhältnisse ernst nehmen – zwischen Blue Collar und White Collar, zwischen den Menschen, die sich in der digitalen Welt auskennen und wohlfühlen und denen, die sich davon abgehängt fühlen. Das wird immer weiter auseinanderdriften.

Maya: Wenn du nun zum Abschluss auf die nächsten zehn, zwanzig Jahre blickst – bist du zuversichtlich?

Volker: Also generell bin ich erst mal ein hoffnungsloser Optimist. Das heißt, ich sehe immer erst mal nur die Chancen. Natürlich sehe ich sehr wohl auch viele negative Effekte, die dadurch entstehen können. Grundsätzlich macht es aber erst mal gar keinen Sinn, sich dagegen zu stemmen. Die Entwicklung wird trotzdem weitergehen. Zum anderen glaube ich immer noch an das Gute im Menschen in dem Sinne, dass wir dann Chancen daraus generieren. Also was können wir besser machen, wo bieten sich mehr Möglichkeiten? Ich bin da nicht nur Berufsoptimist, sondern ich habe einen humanen Ansatz zu sagen: Wie können wir das, was da passiert, in einen guten Rahmen lenken? Das ist mein Anspruch daran. Eine digitale Transformation muss zunächst mal einen Mehrwert für die Unternehmensentwicklung bedeuten. Also sich, wie zuvor gesagt, nicht einfach nur zu digitalisieren, sondern den Mehrwert für das Unternehmen zu erkennen. Wozu brauchen wir das? Wofür holen wir das jetzt? Was erleichtert uns das? Was macht uns schneller? Und das eine ist die Unternehmensentwicklung und die andere Seite ist die Bedeutung für den Menschen. Also welchen Mehrwert, welche Unterstützung, welche Erleichterung hat es dann für die Menschen. Wir als Berater:innen-Organisation haben dann die Pflicht, die Menschen dabei zu unterstützen, sich in diesen Welten und in diesen Komplexitäten besser zu bewegen. Und die Organisation muss das Gefühl haben, wir investieren und werden dadurch einen Tick besser, einen Tick schlanker, einen Tick performanter. Das ist das, was mich antreibt. Die Unternehmensentwicklung gekoppelt mit dem, wie Menschen sich in der Organisation entwickeln. Denn am Ende ist alles, was wir machen, Lebenszeit.